Umowa powierzenia przetwarzania danych

1. Zakres

Ta umowa jest częścią Regulaminu Simplest1. Obowiązuje zawsze, gdy przechowujesz dane osobowe innych osób w witrynie Simplest1: komentujących i subskrybentów bloga, klientów działu pomocy, kandydatów w Hiring, kontaktów w CRM, odpowiedzi na formularz.

2. Role

• Ty, klient, do którego należy konto Simplest1, decydujesz, jakie dane osobowe zbiera twoja witryna i w jakim celu. Jesteś administratorem.
• My, Intelliworks Inc., kanadyjska spółka działająca pod nazwą Simplest1, przechowujemy i przetwarzamy te dane wyłącznie po to, aby prowadzić twoją witrynę w twoim imieniu. Jesteśmy podmiotem przetwarzającym.
• Osoby, o których twoja witryna przechowuje dane (twoi czytelnicy, klienci, kandydaci i kontakty), są osobami, których dane dotyczą.

3. Przetwarzanie na twoje polecenie

• Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie na twoje polecenie. Twoje polecenia to ten regulamin, twoje ustawienia oraz to, co ty i twój zespół robicie w witrynie lub przez jej API.
• Nie sprzedajemy tych danych, nie wynajmujemy ich, nie używamy ich do reklamy ani do trenowania jakiegokolwiek modelu. Nie zaglądamy do nich, chyba że w celu prowadzenia, zabezpieczania, wspierania lub tworzenia kopii zapasowych usługi albo gdy wymaga tego prawo.
• Jeśli twoje polecenie naszym zdaniem naruszałoby prawo, poinformujemy cię o tym i możemy odmówić jego wykonania.

4. Co przetwarzamy i w jakim celu

• Dane kontaktowe: imiona i nazwiska, adresy e-mail i numery telefonów wprowadzane przez ciebie lub twoich odwiedzających, aby prowadzić rejestry twojej aplikacji i wysyłać wiadomości, które zlecasz jej wysłać.
• Treści: wpisy, komentarze, zgłoszenia, wiadomości, notatki, aplikacje kandydatów i odpowiedzi na formularze, aby przechowywać i wyświetlać to, co zawiera twoja witryna.
• Pliki: przesłane pliki, załączniki, CV i obrazy, aby je przechowywać i udostępniać osobom, którym na to pozwolisz.
• E-mail: wiadomości wysyłane przez twoją witrynę, aby je dostarczać.
• Poczta do twojej witryny: wiadomości wysłane na adresy twojej witryny lub przekazane tam z twojego adresu, odbierane przez Cloudflare, aby je odbierać i grupować w wątki.
• Dane techniczne: adresy IP, informacje o przeglądarce i dzienny skrót (hash) odwiedzającego do liczenia odsłon, aby zabezpieczać usługę, ograniczać nadużycia i liczyć wizyty bez śledzenia ludzi.

Dane każdej witryny znajdują się w jej własnym pliku bazy danych, oddzielonym od danych każdej innej witryny.

5. Poufność

Dostęp mają tylko osoby, które potrzebują go do prowadzenia usługi, i są one zobowiązane do zachowania danych w poufności.

6. Bezpieczeństwo

Chronimy dane środkami odpowiednimi do ryzyka, w tym: oddzielną bazą danych dla każdej witryny; szyfrowanymi połączeniami (TLS) dla każdego żądania; logowaniem przez link wysłany e-mailem lub klucz dostępu, bez haseł, które można ukraść; ochroną przed fałszowaniem żądań między witrynami, wstrzykiwaniem kodu i skryptami między witrynami; limitami żądań; dziennikiem audytu pokazującym, kto co zmienił; oraz kopiami zapasowymi przechowywanymi poza naszą infrastrukturą. Nasza strona o bezpieczeństwie opisuje, jak chronimy usługę.

7. Podmioty podprzetwarzające

Zezwalasz nam na korzystanie z poniższych podmiotów podprzetwarzających. Każdy z nich jest związany pisemną umową, która chroni dane co najmniej tak dobrze jak ta umowa.

• Cloudflare, Inc.: brzeg sieci, przez który przechodzi każde żądanie (TLS, ochrona przed atakami), wysyłka e-maili, ochrona formularzy (Turnstile) i przechowywanie kopii zapasowych (R2). Odbiera też wiadomości wysłane na adresy twojej witryny. Gdzie: jej globalna sieć; kopie zapasowe w R2.
• Leaseweb: serwer, na którym działa Simplest1 i który przechowuje bieżące dane każdej witryny. Gdzie: Montreal, Kanada.
• Stripe, Inc.: płatności za twój plan Simplest1 (wyłącznie twoje dane rozliczeniowe, nigdy dane twojej witryny). Gdzie: Stany Zjednoczone i inne kraje.
• OpenAI: gdy włączysz Assist, tekst lub obraz, o który autor pyta Assist, albo wiadomości rozmowy, na którą członek zespołu prosi Assist o odpowiedź lub której podsumowanie zleca, łącznie z wiadomościami klienta, aby napisać propozycję. Nic innego nie jest wysyłane, a OpenAI nie używa tego do trenowania swoich modeli. OpenAI przechowuje to najwyżej 30 dni, aby wykrywać nadużycia. Gdzie: Stany Zjednoczone.

Informujemy cię co najmniej 30 dni przed dodaniem lub zastąpieniem podmiotu podprzetwarzającego, e-mailem i na tej stronie. Jeśli zgłosisz sprzeciw z uzasadnionych powodów, a nie będziemy w stanie rozwiązać problemu, możesz zamknąć konto.

8. Żądania osób, które obsługujesz

Twoja witryna daje ci narzędzia, by odpowiedzieć osobie, która prosi o wgląd w swoje dane, ich poprawienie, eksport lub usunięcie: eksport całej witryny oraz Ustawienia, Usuwanie danych, które w jednym kroku zapomina wszystko, co twoja witryna przechowuje pod danym adresem e-mail. Tam, gdzie narzędzie nie wystarcza, pomagamy na prośbę.

Jeśli ktoś napisze do nas bezpośrednio w sprawie twojej witryny, przekażemy ci żądanie i nie odpowiemy na nie sami, chyba że nas o to poprosisz.

9. Usuwanie i kopie zapasowe

• Możesz usunąć dowolny rekord w dowolnym momencie. Rekord usunięty przez Usuwanie danych pozostaje usunięty: jeśli twoja witryna zostanie kiedyś przywrócona z kopii zapasowej, usunięte osoby zostaną usunięte ponownie, zanim witryna się otworzy.
• Gdy zamykasz witrynę, masz 30 dni na wyeksportowanie wszystkiego. Potem dane witryny są usuwane, a kopie zapasowe, które wciąż je zawierają, wygasają 30 dni później.
• Kopie zapasowe są przechowywane przez 30 dni, a następnie usuwane. W ciągu tych 30 dni służą wyłącznie do przywrócenia usługi lub twojej witryny.

10. Naruszenia bezpieczeństwa

Jeśli dowiemy się o naruszeniu bezpieczeństwa prowadzącym do utraty, zmiany lub ujawnienia danych osobowych twojej witryny albo dostępu do nich bez uprawnienia, poinformujemy cię o tym bez zbędnej zwłoki, a w każdym razie w ciągu 72 godzin od chwili, gdy się o nim dowiemy, e-mailem do właściciela konta.

Zawiadomienie mówi, co się stało, jakich danych i ilu osób dotyczy według naszej wiedzy, co zrobiliśmy i co być może musisz zrobić. Informujemy cię na bieżąco, gdy dowiadujemy się więcej, i pomagamy ci wypełnić twoje własne obowiązki zawiadomienia organów nadzorczych i osób, których to dotyczy.

11. Audyty

Na żądanie, raz w roku, odpowiadamy na rozsądny kwestionariusz bezpieczeństwa i przekazujemy ci informacje potrzebne do wykazania, że przestrzegamy tej umowy.

12. Przekazywanie danych za granicę

Twoje dane są przechowywane na serwerach w Kanadzie i Stanach Zjednoczonych. Bieżące dane twojej witryny są przechowywane na naszym serwerze w Montrealu w Kanadzie. Twoje dane rozliczeniowe przechowuje Stripe, w Stanach Zjednoczonych i innych krajach. To, o co autor lub członek zespołu pyta Assist, przetwarza OpenAI w Stanach Zjednoczonych. Żądania, poczta i kopie zapasowe przechodzą przez globalną sieć Cloudflare lub są w niej przechowywane i mogą być przetwarzane poza Kanadą. Jeśli prawo twojego kraju wymaga zabezpieczeń dla takiego przekazania, opieramy się na zabezpieczeniach oferowanych przez każdy podmiot podprzetwarzający.

13. Czas obowiązywania

Ta umowa obowiązuje tak długo, jak przetwarzamy dla ciebie dane osobowe. Gdy wygaśnie, stosuje się punkt 9.

14. Kontakt

Masz pytania o tę umowę? Napisz do nas na [email protected].

W sprawie konta, strony lub płatności napisz do nas przez support.simplest1.com.