Addendum sul trattamento dei dati

1. Ambito

Questo addendum fa parte dei Termini di servizio di Simplest1. Si applica ogni volta che conservi dati personali di altre persone su un sito Simplest1: chi commenta e chi è iscritto a un blog, i clienti di un servizio di assistenza, i candidati di Hiring, i contatti di un CRM, le risposte a un modulo.

2. Ruoli

• Tu, il cliente titolare dell’account Simplest1, decidi quali dati personali raccoglie il tuo sito e per quale scopo. Sei il titolare del trattamento.
• Noi, Intelliworks Inc., una società canadese che opera con il nome Simplest1, conserviamo e trattiamo quei dati solo per far funzionare il tuo sito per tuo conto. Siamo il responsabile del trattamento.
• Le persone di cui il tuo sito conserva i dati (i tuoi lettori, clienti, candidati e contatti) sono gli interessati.

3. Trattamento secondo le tue istruzioni

• Trattiamo i dati personali solo secondo le tue istruzioni. Le tue istruzioni sono questi termini, le tue impostazioni e ciò che tu e il tuo team fate sul tuo sito o tramite la sua API.
• Non li vendiamo, non li noleggiamo, non li usiamo per la pubblicità né per addestrare alcun modello. Non li consultiamo se non per far funzionare, proteggere, assistere o eseguire il backup del servizio, o quando la legge lo richiede.
• Se una tua istruzione violasse la legge a nostro giudizio, te lo comunichiamo e possiamo rifiutarci di seguirla.

4. Cosa trattiamo e perché

• Dati di contatto: nomi, indirizzi email e numeri di telefono che tu o i tuoi visitatori inserite, per tenere i registri che tiene la tua app e inviare le email che le chiedi di inviare.
• Contenuti: articoli, commenti, ticket, messaggi, note, candidature e risposte ai moduli, per archiviare e mostrare ciò che contiene il tuo sito.
• File: file caricati, allegati, CV e immagini, per archiviarli e fornirli alle persone che autorizzi.
• Email: le email che il tuo sito invia, per recapitarle.
• Email al tuo sito: la posta inviata agli indirizzi del tuo sito, o inoltrata lì da un tuo indirizzo, ricevuta tramite Cloudflare, per riceverla e raggrupparla in conversazioni.
• Dati tecnici: indirizzi IP, informazioni sul browser e un hash giornaliero del visitatore per contare le pagine viste, per proteggere il servizio, limitare gli abusi e contare le visite senza tracciare nessuno.

I dati di ogni sito risiedono in un proprio file di database, separato da quello di ogni altro sito.

5. Riservatezza

Hanno accesso solo le persone che ne hanno bisogno per far funzionare il servizio, e sono tenute a mantenere riservati i dati.

6. Sicurezza

Proteggiamo i dati con misure adeguate al rischio, tra cui: un database separato per ogni sito; connessioni cifrate (TLS) per ogni richiesta; accesso tramite link inviato per email o passkey, senza password da rubare; protezione contro la falsificazione di richieste tra siti, l’injection e il cross-site scripting; limiti alle richieste; un registro di audit di chi ha modificato cosa; e backup fuori sede. La nostra pagina sulla sicurezza descrive come proteggiamo il servizio.

7. Sub-responsabili del trattamento

Ci autorizzi a ricorrere ai sub-responsabili indicati di seguito. Ciascuno è vincolato da un accordo scritto che protegge i dati almeno quanto questo addendum.

• Cloudflare, Inc.: il perimetro della rete attraverso cui passa ogni richiesta (TLS, protezione dagli attacchi), l’invio delle email, la protezione dei moduli (Turnstile) e l’archiviazione dei backup (R2). Riceve anche la posta inviata agli indirizzi del tuo sito. Dove: la sua rete globale; i backup in R2.
• Leaseweb: il server che esegue Simplest1 e conserva i dati attivi di ogni sito. Dove: Montreal, Canada.
• Stripe, Inc.: i pagamenti del tuo piano Simplest1 (solo i tuoi dati di fatturazione, mai i dati del tuo sito). Dove: gli Stati Uniti e altri paesi.
• OpenAI: se attivi Assist, il testo o l’immagine su cui un autore interroga Assist, o i messaggi di una conversazione a cui un membro del team chiede ad Assist di rispondere o che gli chiede di riassumere, compresi quelli di un cliente, per scrivere il suggerimento. Non viene inviato nient’altro, e OpenAI non lo usa per addestrare i suoi modelli. Lo conserva al massimo 30 giorni, per individuare gli abusi. Dove: gli Stati Uniti.

Ti avvisiamo almeno 30 giorni prima di aggiungere o sostituire un sub-responsabile, per email e su questa pagina. Se ti opponi per motivi ragionevoli e non riusciamo a risolvere la questione, puoi chiudere il tuo account.

8. Richieste delle persone che servi

Il tuo sito ti dà gli strumenti per rispondere a una persona che chiede di vedere, correggere, esportare o cancellare i propri dati: l’esportazione dell’intero sito e Impostazioni, Cancellazione, che dimentica in un solo passaggio tutto ciò che il tuo sito conserva sotto un indirizzo email. Dove uno strumento non arriva, ti aiutiamo su richiesta.

Se una persona ci scrive direttamente a proposito del tuo sito, ti inoltriamo la richiesta e non rispondiamo noi, a meno che tu non ce lo chieda.

9. Cancellazione e backup

• Puoi eliminare qualsiasi record in qualsiasi momento. Un record cancellato tramite Cancellazione resta cancellato: se il tuo sito viene ripristinato da un backup, le persone cancellate vengono cancellate di nuovo prima che il sito si apra.
• Quando chiudi un sito, hai 30 giorni per esportare tutto. Dopodiché i dati del sito vengono eliminati, e i backup che li contengono ancora scadono 30 giorni dopo.
• I backup sono conservati per 30 giorni e poi eliminati. In quei 30 giorni sono usati solo per ripristinare il servizio o il tuo sito.

10. Violazioni della sicurezza

Se veniamo a conoscenza di una violazione della sicurezza che comporta la perdita, la modifica o la divulgazione non autorizzate dei dati personali del tuo sito, o l’accesso non autorizzato agli stessi, te lo comunichiamo senza ingiustificato ritardo e, in ogni caso, entro 72 ore da quando ne veniamo a conoscenza, per email al titolare dell’account.

La comunicazione indica cosa è successo, quali dati e quante persone sono coinvolti per quanto ci è noto, cosa abbiamo fatto e cosa potresti dover fare. Ti teniamo informato man mano che sappiamo di più e ti aiutiamo ad adempiere ai tuoi obblighi di notifica verso le autorità di controllo e le persone interessate.

11. Verifiche

Su richiesta, una volta l’anno, rispondiamo a un questionario di sicurezza ragionevole e ti forniamo le informazioni necessarie a dimostrare che rispettiamo questo addendum.

12. Trasferimenti internazionali

I tuoi dati sono archiviati su server in Canada e negli Stati Uniti. I dati attivi del tuo sito sono conservati sul nostro server a Montreal, in Canada. I tuoi dati di fatturazione sono conservati da Stripe, negli Stati Uniti e in altri paesi. Ciò che un autore o un membro del team chiede ad Assist è trattato da OpenAI negli Stati Uniti. Le richieste, le email e i backup passano attraverso la rete globale di Cloudflare o vi sono archiviati, e possono essere trattati fuori dal Canada. Quando la legge del tuo paese richiede garanzie per un simile trasferimento, ci basiamo sulle garanzie offerte da ciascun sub-responsabile.

13. Durata

Questo addendum dura finché trattiamo dati personali per tuo conto. Quando termina, si applica la sezione 9.

14. Contatti

Domande su questo addendum? Scrivici a [email protected].

Per aiuto con il tuo account, un sito o la fatturazione, scrivici su support.simplest1.com.