Phụ lục xử lý dữ liệu

1. Phạm vi

Phụ lục này là một phần của Điều khoản dịch vụ của Simplest1. Phụ lục áp dụng bất cứ khi nào bạn lưu dữ liệu cá nhân của người khác trên một trang Simplest1: người bình luận và người đăng ký của một blog, khách hàng của một bộ phận hỗ trợ, ứng viên trong Hiring, liên hệ trong một CRM, câu trả lời cho một biểu mẫu.

2. Vai trò

• Bạn, khách hàng sở hữu tài khoản Simplest1, quyết định trang web của bạn thu thập dữ liệu cá nhân nào và nhằm mục đích gì. Bạn là bên kiểm soát dữ liệu.
• Chúng tôi, Intelliworks Inc., một công ty Canada kinh doanh dưới tên Simplest1, lưu giữ và xử lý dữ liệu đó chỉ để vận hành trang web cho bạn. Chúng tôi là bên xử lý dữ liệu.
• Những người mà trang web của bạn lưu dữ liệu (độc giả, khách hàng, ứng viên và liên hệ của bạn) là chủ thể dữ liệu.

3. Xử lý theo chỉ dẫn của bạn

• Chúng tôi chỉ xử lý dữ liệu cá nhân theo chỉ dẫn của bạn. Chỉ dẫn của bạn là các điều khoản này, phần cài đặt của bạn, và những gì bạn cùng nhóm của bạn thực hiện trên trang web hoặc qua API của trang.
• Chúng tôi không bán, không cho thuê, không dùng dữ liệu để quảng cáo và không dùng để huấn luyện bất kỳ mô hình nào. Chúng tôi không xem dữ liệu, trừ khi để vận hành, bảo vệ, hỗ trợ hoặc sao lưu dịch vụ, hoặc khi pháp luật yêu cầu.
• Nếu theo đánh giá của chúng tôi một chỉ dẫn của bạn vi phạm pháp luật, chúng tôi sẽ báo cho bạn và có thể từ chối thực hiện.

4. Những gì chúng tôi xử lý và lý do

• Thông tin liên hệ: tên, địa chỉ email và số điện thoại do bạn hoặc khách truy cập nhập vào, để lưu các hồ sơ mà ứng dụng của bạn lưu và gửi những email bạn yêu cầu ứng dụng gửi.
• Nội dung: bài viết, bình luận, phiếu hỗ trợ, tin nhắn, ghi chú, hồ sơ ứng tuyển và câu trả lời biểu mẫu, để lưu trữ và hiển thị những gì trang web của bạn chứa.
• Tệp: tệp tải lên, tệp đính kèm, CV và hình ảnh, để lưu trữ và cung cấp cho những người bạn cho phép.
• Email: email trang web của bạn gửi đi, để chuyển phát.
• Email gửi đến trang của bạn: thư gửi đến các địa chỉ của trang web bạn, hoặc được chuyển tiếp đến đó từ một địa chỉ của bạn, được nhận qua Cloudflare, để nhận và gom thành cuộc hội thoại.
• Dữ liệu kỹ thuật: địa chỉ IP, thông tin trình duyệt và một mã băm khách truy cập theo ngày để đếm lượt xem trang, nhằm bảo vệ dịch vụ, hạn chế lạm dụng và đếm lượt truy cập mà không theo dõi ai.

Dữ liệu của mỗi trang web nằm trong một tệp cơ sở dữ liệu riêng, tách biệt với dữ liệu của mọi trang web khác.

5. Bảo mật thông tin

Chỉ những người cần quyền truy cập để vận hành dịch vụ mới có quyền đó, và họ có nghĩa vụ giữ bí mật dữ liệu.

6. An ninh

Chúng tôi bảo vệ dữ liệu bằng các biện pháp phù hợp với mức rủi ro, bao gồm: một cơ sở dữ liệu riêng cho mỗi trang web; kết nối mã hóa (TLS) cho mọi yêu cầu; đăng nhập bằng liên kết gửi qua email hoặc passkey, không có mật khẩu để bị đánh cắp; bảo vệ chống giả mạo yêu cầu liên trang, tấn công chèn mã và tấn công chèn script liên trang; giới hạn số yêu cầu; nhật ký kiểm tra ghi lại ai đã thay đổi gì; và bản sao lưu đặt ở nơi khác. Trang bảo mật của chúng tôi mô tả cách chúng tôi bảo vệ dịch vụ.

7. Bên xử lý phụ

Bạn cho phép chúng tôi sử dụng các bên xử lý phụ dưới đây. Mỗi bên đều bị ràng buộc bởi một thỏa thuận bằng văn bản bảo vệ dữ liệu ít nhất ở mức như phụ lục này.

• Cloudflare, Inc.: biên mạng mà mọi yêu cầu đều đi qua (TLS, bảo vệ khỏi tấn công), gửi email, lớp bảo vệ biểu mẫu (Turnstile) và lưu trữ bản sao lưu (R2). Cloudflare cũng nhận thư gửi đến các địa chỉ của trang web bạn. Địa điểm: mạng lưới toàn cầu của công ty; bản sao lưu trong R2.
• Leaseweb: máy chủ chạy Simplest1 và lưu dữ liệu đang hoạt động của mọi trang web. Địa điểm: Montreal, Canada.
• Stripe, Inc.: thanh toán cho gói Simplest1 của bạn (chỉ thông tin thanh toán của bạn, không bao giờ là dữ liệu trang web của bạn). Địa điểm: Hoa Kỳ và các nơi khác.
• OpenAI: khi bạn bật Assist, văn bản hoặc hình ảnh mà người viết hỏi Assist, hoặc các tin nhắn của một cuộc trò chuyện mà thành viên nhóm nhờ Assist trả lời hay tóm tắt, kể cả tin nhắn của khách hàng, để viết gợi ý. Không có gì khác được gửi đi, và OpenAI không dùng nó để huấn luyện mô hình. OpenAI lưu giữ nó tối đa 30 ngày để giám sát việc lạm dụng. Địa điểm: Hoa Kỳ.

Chúng tôi báo cho bạn ít nhất 30 ngày trước khi thêm hoặc thay thế một bên xử lý phụ, qua email và trên trang này. Nếu bạn phản đối với lý do hợp lý và chúng tôi không thể giải quyết, bạn có thể đóng tài khoản.

8. Yêu cầu từ những người bạn phục vụ

Trang web của bạn cung cấp cho bạn công cụ để đáp ứng một người yêu cầu xem, sửa, xuất hoặc xóa dữ liệu của họ: xuất toàn bộ trang web, và Cài đặt, Xóa dữ liệu, giúp quên trong một bước mọi thứ trang web của bạn lưu dưới một địa chỉ email. Khi công cụ không đáp ứng được, chúng tôi hỗ trợ bạn theo yêu cầu.

Nếu một người viết trực tiếp cho chúng tôi về trang web của bạn, chúng tôi chuyển yêu cầu đó cho bạn và không tự trả lời, trừ khi bạn yêu cầu chúng tôi làm vậy.

9. Xóa và bản sao lưu

• Bạn có thể xóa bất kỳ hồ sơ nào vào bất cứ lúc nào. Hồ sơ đã xóa qua Xóa dữ liệu sẽ luôn bị xóa: nếu trang web của bạn được khôi phục từ bản sao lưu, những người đã bị xóa sẽ bị xóa lại trước khi trang mở.
• Khi bạn đóng một trang web, bạn có 30 ngày để xuất mọi thứ. Sau đó, dữ liệu của trang bị xóa, và các bản sao lưu còn chứa dữ liệu đó hết hạn sau 30 ngày nữa.
• Bản sao lưu được giữ trong 30 ngày rồi bị xóa. Trong 30 ngày đó, bản sao lưu chỉ được dùng để khôi phục dịch vụ hoặc trang web của bạn.

10. Sự cố an ninh

Nếu chúng tôi biết về một sự cố an ninh dẫn đến việc dữ liệu cá nhân của trang web bạn bị mất, bị thay đổi, bị tiết lộ hoặc bị truy cập khi không có thẩm quyền, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn không chậm trễ quá mức, và trong mọi trường hợp trong vòng 72 giờ kể từ khi biết, bằng email gửi chủ tài khoản.

Thông báo nêu điều gì đã xảy ra, những dữ liệu nào và bao nhiêu người bị ảnh hưởng theo những gì chúng tôi biết, những gì chúng tôi đã làm và những gì bạn có thể cần làm. Chúng tôi tiếp tục cập nhật cho bạn khi biết thêm, và giúp bạn thực hiện nghĩa vụ của chính bạn trong việc thông báo cho cơ quan quản lý và những người liên quan.

11. Kiểm tra

Theo yêu cầu, mỗi năm một lần, chúng tôi trả lời một bảng câu hỏi bảo mật hợp lý và cung cấp cho bạn thông tin cần thiết để chứng minh chúng tôi tuân thủ phụ lục này.

12. Chuyển dữ liệu ra nước ngoài

Dữ liệu của bạn được lưu trên máy chủ ở Canada và Hoa Kỳ. Dữ liệu đang hoạt động của trang web bạn được lưu trên máy chủ của chúng tôi tại Montreal, Canada. Thông tin thanh toán của bạn do Stripe lưu giữ, tại Hoa Kỳ và các nơi khác. Những gì người viết hoặc thành viên nhóm hỏi Assist được OpenAI xử lý tại Hoa Kỳ. Các yêu cầu, email và bản sao lưu đi qua hoặc được lưu trên mạng lưới toàn cầu của Cloudflare, và có thể được xử lý bên ngoài Canada. Khi pháp luật nước bạn yêu cầu biện pháp bảo đảm cho việc chuyển dữ liệu như vậy, chúng tôi dựa vào các biện pháp bảo đảm mà từng bên xử lý phụ cung cấp.

13. Thời hạn

Phụ lục này có hiệu lực chừng nào chúng tôi còn xử lý dữ liệu cá nhân cho bạn. Khi phụ lục chấm dứt, mục 9 được áp dụng.

14. Liên hệ

Có câu hỏi về phụ lục này? Liên hệ với chúng tôi tại [email protected].

Để được trợ giúp về tài khoản, trang web hoặc thanh toán, hãy viết cho chúng tôi tại support.simplest1.com.