Verwerkersovereenkomst

1. Reikwijdte

Deze overeenkomst maakt deel uit van de Servicevoorwaarden van Simplest1. Ze geldt zodra je persoonsgegevens over andere mensen bewaart op een Simplest1-site: de reageerders en abonnees van een blog, de klanten van een helpdesk, de kandidaten in Hiring, de contactpersonen in een CRM, de antwoorden op een formulier.

2. Rollen

• Jij, de klant die het Simplest1-account heeft, bepaalt welke persoonsgegevens je site verzamelt en waarvoor. Jij bent de verwerkingsverantwoordelijke.
• Wij, Intelliworks Inc., een Canadees bedrijf dat handelt onder de naam Simplest1, bewaren en verwerken die gegevens alleen om je site voor je te laten draaien. Wij zijn de verwerker.
• De mensen over wie je site gegevens bewaart (je lezers, klanten, kandidaten en contactpersonen) zijn de betrokkenen.

3. Verwerking volgens jouw instructies

• We verwerken persoonsgegevens alleen volgens jouw instructies. Jouw instructies zijn deze voorwaarden, je instellingen en wat jij en je team op je site of via de API ervan doen.
• We verkopen ze niet, verhuren ze niet, gebruiken ze niet voor reclame en niet om een model te trainen. We bekijken ze alleen om de dienst te laten draaien, te beveiligen, te ondersteunen of er een back-up van te maken, of wanneer de wet het vereist.
• Als een instructie van jou naar ons oordeel de wet zou overtreden, laten we je dat weten en kunnen we weigeren die op te volgen.

4. Wat we verwerken en waarom

• Contactgegevens: namen, e-mailadressen en telefoonnummers die jij of je bezoekers invoeren, om de gegevens bij te houden die je app bijhoudt en de e-mail te versturen die je hem laat versturen.
• Inhoud: blogposts, reacties, tickets, berichten, notities, sollicitaties en formulierantwoorden, om op te slaan en te tonen wat je site bevat.
• Bestanden: uploads, bijlagen, cv's en afbeeldingen, om ze op te slaan en te leveren aan de mensen die je toestemming geeft.
• E-mail: e-mail die je site verstuurt, om die af te leveren.
• E-mail aan je site: post naar de adressen van je site, of daarheen doorgestuurd vanaf een adres van jou, ontvangen via Cloudflare, om die te ontvangen en in gesprekken te ordenen.
• Technische gegevens: IP-adressen, browsergegevens en een dagelijkse bezoekershash voor paginatellingen, om de dienst te beveiligen, misbruik te beperken en bezoeken te tellen zonder mensen te volgen.

De gegevens van elke site staan in een eigen databasebestand, gescheiden van die van elke andere site.

5. Vertrouwelijkheid

Alleen de mensen die toegang nodig hebben om de dienst te laten draaien hebben die, en zij zijn verplicht de gegevens vertrouwelijk te houden.

6. Beveiliging

We beveiligen de gegevens met maatregelen die bij het risico passen, waaronder: een aparte database voor elke site; versleutelde verbindingen (TLS) voor elk verzoek; inloggen met een gemailde link of een passkey, zonder wachtwoorden om te stelen; bescherming tegen cross-site request forgery, injectie en cross-site scripting; limieten op verzoeken; een auditlog van wie wat heeft gewijzigd; en back-ups op een andere locatie. Onze beveiligingspagina beschrijft hoe we de dienst beschermen.

7. Subverwerkers

Je staat ons toe de onderstaande subverwerkers in te schakelen. Elk is gebonden aan een schriftelijke overeenkomst die de gegevens minstens zo goed beschermt als deze overeenkomst.

• Cloudflare, Inc.: de netwerkrand waar elk verzoek doorheen gaat (TLS, bescherming tegen aanvallen), het versturen van e-mail, de formulierbeveiliging (Turnstile) en de opslag van back-ups (R2). Cloudflare ontvangt ook de post naar de adressen van je site. Waar: zijn wereldwijde netwerk; back-ups in R2.
• Leaseweb: de server waarop Simplest1 draait en die de actuele gegevens van elke site bewaart. Waar: Montreal, Canada.
• Stripe, Inc.: betalingen voor je Simplest1-abonnement (alleen je factuurgegevens, nooit de gegevens van je site). Waar: de Verenigde Staten en elders.
• OpenAI: als je Assist aanzet, de tekst of afbeelding waarover een schrijver Assist iets vraagt, of de berichten van een gesprek dat een teamlid door Assist laat beantwoorden of samenvatten, die van een klant inbegrepen, om het voorstel te schrijven. Er wordt niets anders verstuurd, en OpenAI gebruikt het niet om zijn modellen te trainen. OpenAI bewaart het hoogstens 30 dagen, om misbruik op te sporen. Waar: de Verenigde Staten.

We laten het je minstens 30 dagen van tevoren weten voordat we een subverwerker toevoegen of vervangen, per e-mail en op deze pagina. Als je op redelijke gronden bezwaar maakt en we dat niet kunnen oplossen, kun je je account opheffen.

8. Verzoeken van de mensen die je bedient

Je site geeft je de middelen om iemand te antwoorden die vraagt zijn gegevens in te zien, te corrigeren, te exporteren of te verwijderen: de export van je hele site, en Instellingen, Wissen, dat in één stap alles vergeet wat je site onder een e-mailadres bewaart. Waar een middel niet volstaat, helpen we je op verzoek.

Als iemand ons rechtstreeks schrijft over je site, sturen we het verzoek naar jou door en beantwoorden we het niet zelf, tenzij je ons dat vraagt.

9. Verwijdering en back-ups

• Je kunt elk gegeven op elk moment verwijderen. Een gegeven dat via Wissen is gewist, blijft gewist: als je site ooit uit een back-up wordt hersteld, worden de gewiste mensen opnieuw gewist voordat de site opengaat.
• Als je een site opheft, heb je 30 dagen om alles te exporteren. Daarna worden de gegevens van de site verwijderd, en de back-ups die ze nog bevatten verlopen 30 dagen later.
• Back-ups worden 30 dagen bewaard en daarna verwijderd. Binnen die 30 dagen worden ze alleen gebruikt om de dienst of je site te herstellen.

10. Beveiligingsincidenten

Als we kennisnemen van een inbreuk op de beveiliging die leidt tot verlies, wijziging of openbaarmaking van, of toegang tot, de persoonsgegevens van je site zonder toestemming, laten we je dat zonder onredelijke vertraging weten, en in elk geval binnen 72 uur nadat we ervan kennis hebben genomen, per e-mail aan de eigenaar van het account.

De melding zegt wat er is gebeurd, welke gegevens en hoeveel mensen het raakt voor zover we weten, wat we hebben gedaan en wat jij mogelijk moet doen. We houden je op de hoogte naarmate we meer weten, en helpen je je eigen plichten na te komen om toezichthouders en de betrokkenen te informeren.

11. Audits

Op verzoek beantwoorden we eens per jaar een redelijke beveiligingsvragenlijst en geven we je de informatie die nodig is om aan te tonen dat we ons aan deze overeenkomst houden.

12. Internationale doorgifte

Je gegevens worden opgeslagen op servers in Canada en de Verenigde Staten. De actuele gegevens van je site staan op onze server in Montreal, Canada. Je factuurgegevens worden bewaard door Stripe, in de Verenigde Staten en elders. Wat een schrijver of een teamlid Assist vraagt, wordt door OpenAI in de Verenigde Staten verwerkt. Verzoeken, e-mail en back-ups gaan via het wereldwijde netwerk van Cloudflare of worden daar opgeslagen, en kunnen buiten Canada worden verwerkt. Waar de wet van jouw land waarborgen eist voor zo'n doorgifte, vertrouwen we op de waarborgen die elke subverwerker biedt.

13. Looptijd

Deze overeenkomst geldt zolang we persoonsgegevens voor je verwerken. Als ze eindigt, geldt artikel 9.

14. Contact

Vragen over deze overeenkomst? Neem contact met ons op via [email protected].

Voor hulp bij je account, een site of facturering, schrijf ons via support.simplest1.com.