Anexo de tratamiento de datos

1. Alcance

Este anexo forma parte de los Términos del servicio de Simplest1. Se aplica siempre que guardes datos personales de otras personas en un sitio de Simplest1: los comentaristas y suscriptores de un blog, los clientes de un servicio de soporte, los candidatos de Hiring, los contactos de un CRM, las respuestas a un formulario.

2. Funciones de las partes

• Tú, el cliente titular de la cuenta de Simplest1, decides qué datos personales recoge tu sitio y con qué fin. Eres el responsable del tratamiento.
• Nosotros, Intelliworks Inc., una empresa canadiense que opera con el nombre comercial Simplest1, guardamos y tratamos esos datos solo para hacer funcionar tu sitio por ti. Somos el encargado del tratamiento.
• Las personas de las que tu sitio guarda datos (tus lectores, clientes, candidatos y contactos) son los interesados.

3. Tratamiento según tus instrucciones

• Tratamos los datos personales solo siguiendo tus instrucciones. Tus instrucciones son estos términos, tu configuración y lo que tú y tu equipo hacéis en tu sitio o a través de su API.
• No los vendemos, no los alquilamos, no los usamos para publicidad ni para entrenar ningún modelo. No los consultamos salvo para hacer funcionar, proteger, dar soporte al servicio o hacer copias de seguridad, o cuando la ley lo exija.
• Si una instrucción tuya infringiera la ley a nuestro juicio, te lo diremos y podremos negarnos a seguirla.

4. Qué tratamos y por qué

• Datos de contacto: nombres, direcciones de correo electrónico y números de teléfono que tú o tus visitantes introducís, para llevar los registros que lleva tu app y enviar el correo que le pides que envíe.
• Contenido: entradas, comentarios, tickets, mensajes, notas, candidaturas y respuestas de formularios, para guardar y mostrar lo que contiene tu sitio.
• Archivos: archivos subidos, adjuntos, currículums e imágenes, para guardarlos y servirlos a las personas que autorices.
• Correo electrónico: el correo que tu sitio envía, para entregarlo.
• Correo a tu sitio: el correo enviado a las direcciones de tu sitio, o reenviado allí desde una dirección tuya, que se recibe a través de Cloudflare, para recibirlo y agruparlo en conversaciones.
• Datos técnicos: direcciones IP, datos del navegador y un hash diario de visitante para contar las páginas vistas, para proteger el servicio, limitar los abusos y contar las visitas sin rastrear a nadie.

Los datos de cada sitio están en su propio archivo de base de datos, separado de los de cualquier otro sitio.

5. Confidencialidad

Solo tienen acceso las personas que lo necesitan para hacer funcionar el servicio, y están obligadas a mantener la confidencialidad de los datos.

6. Seguridad

Protegemos los datos con medidas adecuadas al riesgo, entre ellas: una base de datos separada para cada sitio; conexiones cifradas (TLS) en cada solicitud; inicio de sesión mediante un enlace enviado por correo o una llave de acceso, sin contraseñas que robar; protección contra la falsificación de solicitudes entre sitios, la inyección y el cross-site scripting; límites de solicitudes; un registro de auditoría de quién cambió qué; y copias de seguridad fuera de nuestras instalaciones. Nuestra página de seguridad describe cómo protegemos el servicio.

7. Subencargados del tratamiento

Nos autorizas a recurrir a estos subencargados. Cada uno está obligado por un acuerdo escrito que protege los datos al menos tanto como este anexo.

• Cloudflare, Inc.: el borde de la red por el que pasa cada solicitud (TLS, protección contra ataques), el envío de correo, la protección de formularios (Turnstile) y el almacenamiento de las copias de seguridad (R2). También recibe el correo enviado a las direcciones de tu sitio. Dónde: su red global; las copias de seguridad, en R2.
• Leaseweb: el servidor que ejecuta Simplest1 y guarda los datos activos de todos los sitios. Dónde: Montreal, Canadá.
• Stripe, Inc.: los pagos de tu plan de Simplest1 (solo tus datos de facturación, nunca los datos de tu sitio). Dónde: Estados Unidos y otros países.
• OpenAI: si activas Assist, el texto o la imagen sobre los que un autor pregunta a Assist, o los mensajes de una conversación que un miembro del equipo pide a Assist responder o resumir, incluidos los de un cliente, para escribir la sugerencia. No se envía nada más, y OpenAI no lo usa para entrenar sus modelos. Lo conserva 30 días como máximo, para vigilar abusos. Dónde: Estados Unidos.

Te avisamos al menos 30 días antes de añadir o sustituir un subencargado, por correo electrónico y en esta página. Si te opones por motivos razonables y no podemos resolverlo, puedes cerrar tu cuenta.

8. Solicitudes de las personas a las que atiendes

Tu sitio te da las herramientas para atender a una persona que pide ver, corregir, exportar o eliminar sus datos: la exportación de todo tu sitio y Ajustes, Borrado, que olvida en un solo paso todo lo que tu sitio guarda bajo una dirección de correo electrónico. Donde una herramienta no llega, te ayudamos si nos lo pides.

Si una persona nos escribe directamente sobre tu sitio, te pasamos la solicitud y no la respondemos nosotros, salvo que nos lo pidas.

9. Eliminación y copias de seguridad

• Puedes eliminar cualquier registro en cualquier momento. Un registro borrado mediante Borrado sigue borrado: si alguna vez se restaura tu sitio desde una copia de seguridad, las personas borradas se vuelven a borrar antes de que el sitio se abra.
• Cuando cierras un sitio, tienes 30 días para exportarlo todo. Después, los datos del sitio se eliminan, y las copias de seguridad que aún los contienen caducan 30 días más tarde.
• Las copias de seguridad se conservan 30 días y luego se eliminan. Durante esos 30 días, solo se usan para restaurar el servicio o tu sitio.

10. Violaciones de seguridad

Si tenemos conocimiento de una violación de la seguridad que provoque la pérdida, la alteración o la divulgación de los datos personales de tu sitio, o el acceso a ellos, sin autorización, te lo comunicamos sin dilación indebida y, en todo caso, en un plazo de 72 horas desde que tengamos conocimiento de ella, por correo electrónico al titular de la cuenta.

La notificación indica qué ocurrió, qué datos y cuántas personas se ven afectados según lo que sepamos, qué hemos hecho y qué puede que tengas que hacer. Te mantenemos informado a medida que sepamos más y te ayudamos a cumplir tus propias obligaciones de notificar a las autoridades de control y a las personas afectadas.

11. Auditorías

Previa solicitud, una vez al año, respondemos a un cuestionario de seguridad razonable y te damos la información necesaria para demostrar que cumplimos este anexo.

12. Transferencias internacionales

Tus datos se guardan en servidores de Canadá y Estados Unidos. Los datos activos de tu sitio se guardan en nuestro servidor de Montreal, Canadá. Tus datos de facturación los guarda Stripe, en Estados Unidos y otros países. Lo que un autor o un miembro del equipo pregunta a Assist lo trata OpenAI en Estados Unidos. Las solicitudes, el correo y las copias de seguridad pasan por la red global de Cloudflare o se guardan en ella, y pueden tratarse fuera de Canadá. Cuando la ley de tu país exige garantías para esa transferencia, nos basamos en las garantías que ofrece cada subencargado.

13. Duración

Este anexo dura mientras tratemos datos personales por cuenta tuya. Cuando termina, se aplica la sección 9.

14. Contacto

¿Preguntas sobre este anexo? Escríbenos a [email protected].

Para ayuda con tu cuenta, un sitio o la facturación, escríbenos en support.simplest1.com.